Privacy Policy
1. Algemeen
1.1
HEYLEN VASTGOED BV, met zetel gevestigd te 2200 Herentals, Grote Markt 10, met ondernemingsnummer 0751.696.946, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wil Heylen Vastgoed BV heldere en transparante informatie geven over welke persoonsgegevens zij verzamelt en hoe zij omgaat met deze persoonsgegevens bij het beheer van de IMMOPOCKET app.
1.2
Heylen Vastgoed BV is verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Heylen Vastgoed BV verbindt er zich dan ook toe de verkregen persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de bepalingen van de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna: “Algemene Verordening Gegevensbescherming” of afgekort: “AVG”) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
1.3
Om de inhoud van deze privacy policy duidelijk en begrijpelijk te maken, geven we hieronder een korte toelichting bij de begrippen die gebruikt worden:
Wat zijn ‘Persoonsgegevens’: dit is alle informatie die een natuurlijke persoon identificeert of identificeerbaar maakt: dat kan gaan om een naam, een adres, een klantnummer, een bankrekening, een foto, …
Wat is een ‘Verwerking’: eigenlijk gaat dit over alle handeling die gesteld kunnen worden met persoonsgegevens: het kan niet alleen gaan om het verzamelen, vastleggen, ordenen, wijzigen, inkijken, … van persoonsgegevens maar ook het doorsturen of verspreiden en zelfs het vernietigen van persoonsgegevens.
Wat is een ‘Verwerkingsverantwoordelijke’: dat is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;
Wat is een ‘Verwerker’: dat is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt (zo zal een cloudservice (verwerker) gegevens opslaan in opdracht van een verwerkingsverantwoordelijke, of zal een telefooncenter (verwerker) in opdracht van een bedrijf (verwerkingsverantwoordelijke klanten opbellen, …).
‘Toestemming’ van de betrokkene: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt.
1.4
Doordat Heylen Vastgoed BV uw persoonsgegevens verwerkt, bent u “betrokkene” in de zin van artikel 4.1) van de AVG.
2. Hoe verkrijgt Heylen Vastgoed BV uw persoonsgegevens?
2.1
Uw persoonsgegevens kunnen door Heylen Vastgoed BV op de volgende manieren worden verkregen en verzameld:
– u heeft zich geregistreerd als gebruiker de IMMOPOCKET app.
– via cookies die geplaatst worden op de website www.immopocket.be indien u hier uitdrukkelijk mee akkoord gaat (raadpleeg het cookiebeleid van Heylen Vastgoed via www.immopocket.be/nl/cookies;
– bij contacten met bv. vastgoedmakelaars in het kader van te verlenen diensten
– wanneer u toegang krijgt tot het platform (via uw elektronische identiteitskaart of ITSME®);
– wanneer u uw gegevens bijwerkt;
– wanneer u ‘contactpersonen’ toevoegt
– wanneer u documenten in uw digitale kluis oplaadt.
3. Voor welke doeleinden verwerkt Heylen Vastgoed BV uw persoonsgegevens?
3.1
Heylen Vastgoed verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met het doel waarvoor deze persoonsgegevens aan Heylen Vastgoed zijn verstrekt. Deze doeleinden worden hieronder beschreven:
voor het verlenen en uitvoeren van haar diensten zoals beschreven in de gebruiksvoorwaarden;
voor het beheer van de IMMOPOCKET app en de toegangen daartoe;
voor de verbetering van de IMMOPOCKET app en de daarop aangeboden diensten;
voor het versturen van aankondigingen en/of berichten met betrekking tot de IMMOPOCKET app i.v.m. de onderneming van Heylen Vastgoed;
voor het versturen van gerichte informatie/advertenties met betrekking tot het aanbod (eigendommen, panden, gronden,…) van Heylen Vastgoed voor zover de ontvanger van deze informatie zich heeft ingeschreven om dergelijke nieuwsbrieven te ontvangen op grond van de meegedeelde voorkeuren;
voor het versturen van commerciële nieuwsbrieven naar bestaande klanten van Heylen Vastgoed;
4. Op basis van welke rechtsgronden verwerkt Heylen Vastgoed BV uw persoonsgegevens en wat is de duur van de verwerking?
4.1
Persoonsgegevens worden door Heylen Vastgoed BV verzameld en verwerkt op basis van verschillende rechtsgronden.
4.1.1 Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
De verwerking van persoonsgegevens gebeurt omwille van het noodzakelijke karakter voor de uitvoering van de overeenkomst tussen Heylen Vastgoed BV en de betrokken gebruikers.
De persoonsgegevens die naar aanleiding hiervan verkregen worden door Heylen Vastgoed BV worden bewaard gedurende de duurtijd van de samenwerking. Na afloop van de samenwerking worden de persoonsgegevens bewaard gedurende de periode waarvan één van beide contractspartijen een vordering in rechte kan instellen jegens de andere uit hoofde van de gesloten overeenkomst (zijnde maximum 10 jaar) dan wel gedurende de periode waarin Heylen Vastgoed BV de verplichting heeft om de persoonsgegevens om boekhoudkundige redenen bij te houden (zijnde maximum 7 jaar). Heylen Vastgoed BV verbindt er zich evenwel toe om – na afloop van de overeenkomst – enkel die persoonsgegevens te bewaren die noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan voormelde bewaardoeleinden (principe van “minimale gegevensverwerking” volgens artikel 5.1, sub c) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Indien één der partijen een rechtsvordering heeft ingesteld, worden de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de eis en het verweer aangaande de ingestelde rechtsvordering, bewaard tot op het moment dat er een gerechtelijke uitspraak is tussengekomen die in kracht van gewijsde is gegaan.
4.1.2 De persoonsgegeven worden verwerkt op basis van toestemming
In bepaalde specifieke gevallen zal Heylen Vastgoed BV persoonsgegevens verwerken op basis van uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming. Dit is bijvoorbeeld in de volgende gevallen:
u wenst op de hoogte te worden gehouden van aanbiedingen van Heylen Vastgoed BV op basis van uw specifieke zoekopdracht die u heeft verzonden aan Heylen Vastgoed BV op de website www.heylenvastgoed.be;
u heeft zich ingeschreven voor de nieuwsbrief van Heylen Vastgoed BV;
u heeft foto’s aangeleverd met betrekking tot de woning die Heylen Vastgoed BV mag aanwenden voor het adverteren van de woning op de meegedeelde communicatiekanalen.
De verwerking gebeurt in dit geval tot het moment dat de toestemming wordt ingetrokken, dan wel tot wanneer de verwerking redelijkerwijze geacht kan worden niet langer noodzakelijk te zijn voor het doeleinde of doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt.
4.1.3 Noodzakelijk voor het naleven van wettelijke verplichtingen in hoofde van Heylen Vastgoed
De verwerking van persoonsgegevens gebeurt ook om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op Heylen Vastgoed BV rusten, zoals onder meer fiscale verplichtingen (bv. verwerking van persoonsgegevens voor facturatiedoeleinden, jaarlijkse klantenlisting, btw-aangifte, verplichtingen inzake de strijd tegen witwassen van geld en financiering van terrorisme, deontologische verplichtingen uit hoofde van de BIV-plichtenleer, enz.
Heylen Vastgoed BV verbindt er zich evenwel toe om enkel die persoonsgegevens te bewaren die noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan de bewaardoeleinden op grond van de vigerende wetgeving (principe van “minimale gegevensverwerking” volgens artikel 5.1, sub c) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming).
4.1.4 Noodzakelijk voor het gerechtvaardigd belang van Heylen Vastgoed BV
Tot slot worden de persoonsgegevens ook verwerkt vanuit het gerechtvaardigd belang van Heylen Vastgoed BV zoals bijvoorbeeld het aankondigen van berichten in het kader van het onderhoud van de klantenrelatie, uitbreiding van het klantenbestand, uitbreiding van commerciële contacten (bv. het beantwoorden van e-mails en online contactformulieren), tevredenheidsonderzoeken, het versturen van nieuwsbrieven met betrekking tot de activiteiten van Heylen Vastgoed BV, het doorzenden van klantengegevens naar andere vestigingen van Heylen Vastgoed BV voor administratieve doeleinden, voor het aanleggen van een werfreserve (voor toekomstige aanwerving van personeel).
In de mate dat de persoonsgegevens worden verwerkt voor het verzenden van aankondigingen of berichten naar aanleiding van een eerdere samenwerking, dan worden deze persoonsgegevens bewaard tot maximum vijf jaar na afloop van de contractuele relatie tussen Heylen Vastgoed BV en de klant.
De gebruiker heeft in ieder geval steeds het recht om zich kosteloos uit te schrijven indien hij niet langer berichten of aankondigingen van Heylen Vastgoed BV wenst te ontvangen, dan wel zich te verzetten tegen het gebruik van zijn persoonsgegevens met het oog op direct marketingdoeleinden.
5. Welke categorieën van persoonsgegevens worden door Heylen Vastgoed BV verwerkt?
Heylen Vastgoed BV kan de volgende persoonsgegevens verwerken ten behoeve van de onder punt III opgelijste rechtsgronden:
Identificatiegegevens : aanspreektitel, familienaam, voornaam, geboortedatum, geboorteplaats, rijksregisternummer / BIS-nummer; gebruikersnummer;
Contactgegegevens: adres, gsm en/of telefoonnummer, e-mailadres, IP-adres;
Burgerlijke staat
bezittingen (eigenaar – mede-eigenaar van grond, eigendom of andere bezittingen op grond van nalatenschap dan wel overeenkomst);
Online gegevens: Surfgedrag van bezoekers op de website www.heylenvastgoed.be;
logs van uw toegangen tot uw digitale kluis
contactgegevens van andere gebruikers, die u aangeduid hebt als ‘contactpersoon’
gegevens die opgenomen zijn in de documenten in uw digitale kluis.
6. Wiens persoonsgegevens kan Heylen Vastgoed BV verwerken?
Heylen Vastgoed BV kan persoonsgegevens verwerken van de volgende natuurlijke personen:
– gebruikers van de IMMOPOCKET app
– contactpersonen die door de gebruiker zijn opgeven (vb ingeval van overlijden)
– personen wiens gegevens zijn opgenomen in de opgeslagen documenten
7. Passende technische en organisatorische maatregelen
Heylen Vastgoed BV is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Heylen Vastgoed BV treft bijgevolg als verwerkingsverantwoordelijke alle passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens van de betrokkene te beschermen tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies evenals iedere andere niet toegelaten verwerking van persoonsgegevens.
8. Geen onrechtmatige mededeling van persoonsgegevens aan derden
Persoonsgegevens die door Heylen Vastgoed BV worden verwerkt, worden niet zonder geldige reden gedeeld met derden, tenzij
Aan verwerkers waarmee Heylen Vastgoed BV een verwerkersovereenkomst heeft afgesloten waarbij deze verwerkers afdoende garanties bieden opdat de verwerking van uw persoonsgegevens aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de nationale regelgeving voldoet en de bescherming van de uw rechten is gewaarborgd. Dat kan bijvoorbeeld gaan om partijen die belast zijn met onze IT- en netwerkbeveiliging, onze boekhouding en fiscaliteit, onze marketing
Aan derden om te voldoen aan een wettelijke verplichting (bv. aan overheidsinstanties).
9. Uw rechten
U heeft te allen tijde het recht op kosteloze inzage van uw persoonsgegevens en u kan deze (laten) verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn.
Verder heeft u het recht de gegevens ze laten verwijderen indien hiertoe grond bestaat en de verwerking van uw persoonsgegevens – eveneens indien hiertoe grond bestaat – te laten beperken.
U heeft daarbij ook het recht om in bepaalde gevallen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens bezwaar te maken. Dat is bijvoorbeeld het geval indien u niet wenst dat uw persoonsgegevens gebruikt worden voor direct marketing doeleinden.
Heylen Vastgoed BV zal op deze rechten ingaan in de mate dit mogelijk is in het licht van de uitvoering van de overeenkomst en/of haar wettelijke verplichtingen.
Indien u zich tot Heylen Vastgoed BV wenst te wenden met het oog op de uitoefening van een concreet recht, verzoekt zij u om de vraag schriftelijk per brief (op het adres van de maatschappelijke zetel van Heylen Vastgoed BV) of per e-mail (GDPR@heylenvastgoed.be) te stellen met opgave van uw naam en volledig adres: ingeval van twijfel kan Heylen Vastgoed BV verdere identificatiemaatregelen te treffen om zeker te zijn van uw identiteit, bijvoorbeeld door uw identiteitskaart op te vragen. Op die manier kan Heylen Vastgoed BV nagaan of de vraag gesteld wordt door de persoon die daartoe de juiste hoedanigheid heeft en voorkomen dat de gegevens onrechtmatig worden meegedeeld aan derden.
U heeft altijd het recht een klacht betreffende de verwerking van persoonsgegevens in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Per post op het adres:
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
of online via de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen.
10. Verplichtingen van de klant/opdrachtgever
Indien de persoonsgegevens door Heylen Vastgoed BV worden verkregen van de gebruiker van de IMMOPOCKET app, , dan verbindt deze gebruiker er zich toe om de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens worden meegedeeld aan Heylen Vastgoed BV onverwijld in kennis te brengen van onderhavige privacyverklaring van Heylen Vastgoed BV.
11. Wijzigingen
Heylen Vastgoed BV behoudt zich ten allen tijde het recht voor om onderhavige privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen zullen via de website www.heylenvastgoed.be worden gemeld of, in voorkomend geval, ter kennis worden gebracht per e-mail.
12. Contact
Indien u een vraag heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of over onderhavige privacyverklaring van Heylen Vastgoed BV, dan kan u steeds terecht bij Heylen Vastgoed BV op haar zetel:
Grote Markt 10
2200 Herentals
België
Tevens kan u contact opnemen met onze verantwoordelijke voor gegevensbescherming die toeziet op het gegevensbeschermingsbeleid binnen Heylen Vastgoed BV. Contactname kan per e-mail dan wel per telefoon: GDPR@heylenvastgoed.be of +32 (0) 800 29 223.